Chez Colliers Maîtres de projets, nous livrons des solutions en gestion de projets dans le domaine de la construction de bâtiments et d’infrastructures pour répondre aux besoins de nos clients à travers l’industrie. Notre travail fait une différence en optimisant les collectivités et en améliorant la vie des gens qui y vivent. Cela nous passionne!
Nous sommes déterminés à concrétiser la vision de nos clients, ce qui nous pousse à regarder bien au-delà de l'immédiat, vers toutes ces possibilités que nous pouvons réaliser avec eux dans le futur. Nous avons plus de 15 000 projets complétés à notre actif - Ces projets contribuent encore aujourd’hui à la croissance de collectivités durables, progressistes et inclusives.
Votre rôle
Rejoignez notre équipe en tant que Administrateur des services administratifs avec l'équipe Ottawa.
L’administrateur des services administratifs est responsable de l’excellence dans la prestation des services de bureau et des services administratifs, assurant un environnement de travail professionnel, productif et efficace.
Vous allez :
• Agir en tant que ressource principale pour le bureau d’Ottawa, en fournissant un soutien administratif stratégique et opérationnel.
• Prendre en charge les opérations du bureau, en identifiant de manière proactive les défis et en mettant en œuvre des solutions.
• Faire preuve d’un excellent jugement et de diplomatie dans vos interactions avec la direction, les employés et les parties prenantes externes.
• Gérer les tâches avec précision, rapidité et souci du détail tout en respectant des échéances concurrentes.
• Fournir un soutien bilingue (anglais/français) dans diverses fonctions pour renforcer la communication et l'engagement au sein de nos équipes.
Leadership administratif et opérationnel
• Superviser les opérations du bureau, en assurant un environnement de travail organisé et efficace.
• Soutenir la direction dans la planification, les rapports et la coordination des priorités.
• Gérer l’intégration et le départ des employés et des consultants, y compris les besoins en TI et en installations.
• Réconcilier les cartes de crédit d’entreprise et appuyer les processus financiers.
• Appliquer les politiques de conservation des documents et assurer la conformité avec les normes de l’entreprise.
Événements et mobilisation des employés
• Diriger la planification et l’exécution des réunions, événements et conférences, sur place ou à l’extérieur.
• Agir comme point de contact principal pour les fournisseurs, prestataires de services et partenaires.
• Coordonner les inscriptions, les commandites et la participation aux salons professionnels.
• Favoriser la culture du bureau et l'engagement des employés en organisant des événements, des activités de consolidation d'équipe et des initiatives de responsabilité sociale (RSE).
Installations et santé et sécurité
• Assumer la responsabilité des installations du bureau, y compris l'entretien, la sécurité et les aires communes.
• Être le premier point de contact pour les problèmes et urgences liés aux installations.
• Collaborer avec les propriétaires et les fournisseurs de services externes au besoin.
• Participer aux réunions du comité de santé et sécurité et coordonner les activités de conformité, y compris la formation et les inspections.
Conditions de travail
• Horaire de travail standard : du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h
• Il s’agit d’un poste en présentiel
• Des heures supplémentaires peuvent être requises selon les besoins du bureau.
• Capacité à faire preuve de bon jugement, de tact et de diplomatie dans un environnement professionnel.
• Maîtrise bilingue de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit) requise.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de gestion de bureau, idéalement auprès de cadres supérieurs.
• Formation postsecondaire en administration des affaires, en commerce ou dans un domaine connexe (atout).
• Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et en communication, avec une capacité démontrée à gérer des priorités concurrentes.
• Capacité démontrée à résoudre des problèmes, à faire preuve d’initiative et de bon jugement.
• Forte capacité à assumer ses responsabilités, à rendre des comptes et à agir avec professionnalisme.
• Volonté de collaborer, d’aider les autres et d’assumer de nouvelles responsabilités.
• Capacité à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les membres de l’équipe.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Personne proactive, autonome, qui s’épanouit dans un environnement de bureau dynamique.
Vous n'avez pas toutes les qualifications requises? Nous savons que certaines personnes hésitent à postuler sur un emploi si elles ne correspondent pas exactement au profil énoncé dans l’offre d’emploi. Chez Colliers Maîtres de projets, nous ne cherchons pas le ‘’match parfait’’. Nous offrons un milieu de travail divers, inclusif et authentique, et nous y accueillons des personnes d’origines et de parcours variés. Par conséquent, si ce poste vous intéresse, mais que vous ne correspondez pas exactement au profil énoncé, postulez quand même! Que ce soit pour ce poste ou pour un autre, nous pourrions bien avoir besoin de vous!
Ce qui vous attend :
Joignez-vous à notre équipe de leaders de changement et participez à la croissance de collectivités dynamiques.
Logiciel optimisé par iCIMS
www.icims.com